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OA系统流程管理,先固化or先优化?

发布日期:2015-9-23 | 浏览次 | 来源:新浪 
    通过OA系统进行流程管理,是众多企业应用OA系统的主要目的。在帮助企业梳理、优化办公流程的过程中,OA系统起到了非常重要的作用。
    但是,在流程管理的过程中,很多企业也有一个困惑,那就是对各项流程来说,应该是先固化、再优化,还是先优化、再固化呢?
    之前,一些CIO曾在社区上对这个问题展开过热烈的讨论,笔者摘录了其中的代表性观点,并请行业领导厂商华天动力OA系统的实施总监万克先生进行一番解析。
【冠军建材股份有限公司CIO郭启瑞】:目前许多优良的软件都预留弹性,让企业流程可以依照需求更改,当然,这时候也是组织流程再造的机会点,对于系统无法达成,或没有的功能又非要不可时,才考虑导入时一并开发。但是,建议要降低,如果不是非要不可时, 可以等系统上线稳定后再来开发改善(优化), 这样上线问题会降低很多,上线时间拉的越长,失败机会越高。
【华天动力实施总监万克】:我非常认同这个观点。我们一直提醒客户,在OA系统未上线或刚上线时,尽量不要进行大范围的开发。因为这时候客户对系统还不够熟悉,这时提出来的需求很多是不成熟的,甚至是错误的。在这种情况下做的开发,很容易不适用,耗费了不必要的时间和成本。所以我们建议客户在应用一段时间以后,再结合自己的使用情况,整理意见和需求,就更有针对性、更准确了。
【碧桂园公司流程经理李昌明】:与软件智慧协进的思路是没错的,但是先固化再优化,还是要针对企业现状而定。对于不注重IT价值的企业来说,直接要求固化的诱因和方向要明确,即:通过软件将本来存在的问题暴露出来,利用软件树立起标靶,让企业重视起来再做优化;有的企业光强调固化,但固化的目的是什么没有搞清楚,导致发现出了问题就退缩了,不知所措。有的企业管理规范,对IT重视程度高,则可以考虑从管理角度直接优化后,固化到软件里进行观察,也是可行的。
【华天动力实施总监万克】:没错,企业特点和发展阶段不同,应该采用不同的策略。如果企业当前的主要矛盾是流程混乱、模糊、纠缠,那么就应该先规范起来,然后再优化。这时如果追求一步到位的优化,可能会久拖不决,阻力会很大。而如果企业的流程已经比较规范,但过程冗长,效率低下,执行不力,那么就应该先考虑如何优化的问题。总之,先解决主要问题。
【福建Micky.Yuan】:我觉得企业在建置信息化系统时,一般先标准化、再固化、最后优化。在企业推进一套新引进的信息系统,对于员工而言就会涉及到业务模式的变更,甚至会触及其根本利益。在企业信息化个人建设先标准化。信息系统在标准化后还不够,还必须要强有力的执行力进行固化,方能使系统在企业进行有效的应用。此外,信息系统不是应用上去就好,它是一个持续改进的过程,故在优化上它又是那么的突显。
【华天动力实施总监万克】:企业实施与应用管理软件的过程,就是一个对企业流程重新梳理和优化的过程。但坦白的说,如果管理者的思维和方式不首先改变,那么很难指望管理软件来解决问题。管理软件必须在自身设计上满足企业流程再造的需求,却无法从根本上推动企业的流程再造,因为这是“人”的工作。
    显然,到底是先固化、再优化,还是先优化、再固化,并没有标准的答案,只能是具体问题具体分析,结合企业的实际情况来决定。有的时候,还可能是二者同时进行,不同的流程也应该区别对待。
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